Resolvi escrever sobre esse assunto, o qual me deixou intrigado nos últimos anos. O fascínio pelas reuniões é gigante. Isso fez com as empresas transformassem as reuniões em ponto de encontro, sala de desabafo, terapia, etc desvirtuando totalmente o sentido das mesmas.

Num momento de busca frenética por reduções de custos, onde as organizações estão revisitando processos, produtos e pessoas, poucas empresas sabem dos custos envolvidos nessa atividade e do impacto dela no negócio.

Como exemplo cito uma reunião que participava mensalmente: era uma reunião de 2 dias  (20 horas), com 15 pessoas envolvidas. Com um custo de mão de obra de R$/h 200,00 chegamos ao valor mensal de R$ 60.000,00, em 12 meses R$ 720.000. Se colocarmos os valores referentes a infraestrutura e preparação de material chega-se facilmente a R$ 1 milhão por ano.

Fiquei abismado com essa conta e pergunto:

"Quantas reuniões se faz por dia?"

"Quantas milhões de reais se vão por esse ralo ?"

Pensando nisso resolvi mudar a minha forma de conduzir as reuniões que fiz  recentemente, e cheguei as seguintes dicas para um custo-benefício mais palatável:

• Usar quadro branco e/ou flip chart - todos os presentes participam da conversa (evitar apresentações mirabolantes);
  
• Duração de 30 minutos, sendo o ideal 15 minutos. Otimização é a palavra ! Exceções existem mas considero pouco produtivas reuniões com mais de 2 horas. Nesses casos sugiro a cada 2 horas um intervalo para descompressão;
• Convocar pessoas que realmente participam do assunto - quantas vezes fomos convocados para reuniões e nos perguntávamos: "-Era pra eu estar aqui ?";
• Respeitar os horários estabelecidos  - no horário marcado para o início "fecha-se a porta" e no horário de término finaliza-se o encontro não importando o ponto em que se está;
• Apresentação em PowerPoint com no máximo 15 páginas;
• Celulares, laptops, tablets não devem "participar da reunião" - deixe-os desligados ou fora da sala.