Resolvi escrever sobre esse assunto, o qual me deixou intrigado nos últimos anos. O fascínio pelas reuniões é gigante. Isso fez com as empresas transformassem as reuniões em ponto de encontro, sala de desabafo, terapia, etc desvirtuando totalmente o sentido das mesmas.
Num momento de busca frenética por reduções de custos, onde as organizações estão revisitando processos, produtos e pessoas, poucas empresas sabem dos custos envolvidos nessa atividade e do impacto dela no negócio.
Como exemplo cito uma reunião que participava mensalmente: era uma reunião de 2 dias (20 horas), com 15 pessoas envolvidas. Com um custo de mão de obra de R$/h 200,00 chegamos ao valor mensal de R$ 60.000,00, em 12 meses R$ 720.000. Se colocarmos os valores referentes a infraestrutura e preparação de material chega-se facilmente a R$ 1 milhão por ano.
Fiquei abismado com essa conta e pergunto:
"Quantas reuniões se faz por dia?"
"Quantas milhões de reais se vão por esse ralo ?"
Pensando nisso resolvi mudar a minha forma de conduzir as reuniões que fiz recentemente, e cheguei as seguintes dicas para um custo-benefício mais palatável: